Biuro rachunkowe: jak mieć więcej klientów z Google i strony

Krótko: kto zakłada firmę albo chce zmienić biuro, często wpisuje w Google „biuro rachunkowe” albo „księgowość” z nazwą miejscowości i porównuje kilka biur. Sprawdza, czy prowadzisz firmy takie jak jego, ile mniej więcej kosztuje miesiąc obsługi, czy da się pracować zdalnie, kto będzie prowadzić jego sprawy, jak szybko odpisujesz i co piszą inni klienci. Jeśli tego nie widać, pisze do następnego biura z listy. Dotyczy to biur rachunkowych, księgowych prowadzących własną działalność i biur kadr i płac. Poniżej: co sprawdza właściciel firmy, wizytówka Google biura, strona z cenami „od” za miesiąc, krótki formularz wyceny, praca zdalna i dokumenty, zapytania, opinie i poufność, oferty tylko za zgodą i czego nie robić.

Ten artykuł jest o tym, jak pokazać biuro w Google i na stronie. Nie piszemy tu o podatkach, przepisach o rachunkowości ani o wymaganiach dla biur. To sprawdzaj w przepisach albo z prawnikiem.

Co sprawdza właściciel firmy, zanim napisze

• Czy prowadzisz firmy takie jak jego. Jednoosobowa działalność czy spółka, jaka forma opodatkowania, czy rozlicza VAT, czy ma pracowników, w jakiej branży działa. Napisz, z jakimi formami i firmami pracujesz, a czego nie prowadzisz.
• Ile to mniej więcej kosztuje. Cena „od” za miesiąc i od czego zależy: liczba dokumentów, pracownicy i osoby na umowach, VAT, forma działalności i rodzaj ewidencji.
• Czy da się pracować zdalnie. Jak przekazuje się dokumenty, czy trzeba przychodzić do biura i czy biuro obsługuje firmy z innych miejscowości.
• Kto będzie prowadzić jego sprawy. Jedna stała osoba czy zespół, z kim rozmawia na co dzień i kto odpisze, gdy ta osoba ma urlop.
• Jak szybko odpisujesz. Właściciel firmy ma pytania w trakcie miesiąca i chce wiedzieć, czy dostanie odpowiedź tego samego dnia, czy za tydzień.
• Opinie. Czy ktoś pisze o szybkich odpowiedziach, porządku w dokumentach i o tym, że wszystko jest wyjaśnione prostym językiem.

Każda odpowiedź, której nie ma w Google ani na stronie, to telefon w środku pracy albo klient, który wybiera inne biuro. Dlatego najpierw wizytówka, potem strona.

Wizytówka Google biura rachunkowego

Dla biura z adresem, do którego przychodzą klienci, wizytówka Google to często pierwsze, co widzi właściciel firmy: mapa, godziny, telefon, zdjęcia i opinie. Profil firmy w Google jest bezpłatny. Co ustawić:

• Kategoria główna wybrana z listy Google. Wpisz w polu kategorii słowa takie jak „biuro rachunkowe”, „księgowość” albo „kadry” i wybierz z listy Google tę, która opisuje to, co robisz przede wszystkim. Nie wpisuj nazw z pamięci: Google podpowiada tylko kategorie, które ma na liście, i czasem zmienia ich polskie nazwy. Jeśli osobno prowadzisz kadry i płace, a na liście jest pasująca kategoria, możesz dodać ją jako dodatkową. Nie dodawaj kategorii dla każdej usługi: pojedyncze usługi wpisz w sekcji usług.
• Prawdziwy adres i pinezka przy wejściu. Biuro bywa na piętrze albo w budynku z kilkoma firmami. Sprawdź na telefonie, dokąd prowadzi nawigacja. Piętro i numer lokalu wpisz w drugiej linii adresu, a na stronie dopisz też, gdzie zaparkować. Jeśli nawigacja prowadzi w złe miejsce, przesuń pinezkę.
• Godziny, których naprawdę się trzymasz. Jeśli przez kilka tygodni w roku przyjmujesz klientów dłużej, zmień na ten czas godziny stałe i zapisz sobie, kiedy je przywrócić. Godziny specjalne ustaw na pojedyncze dni, na przykład na święta. Jeśli spotykasz się z klientami tylko po umówieniu, napisz to w opisie i na stronie.
• Usługi. W sekcji usług, jeśli Twój profil ją ma, wpisz to, co naprawdę prowadzisz, słowami klienta, na przykład: księgowość dla jednoosobowej działalności, księgowość dla spółek, kadry i płace, rozliczenia roczne. Cenę „od” dodaj w polu ceny, nie w nazwie usługi, i tylko tam, gdzie jest prawdziwa.
• Prawdziwe zdjęcia biura. Wejście i szyld, żeby łatwo trafić, sala, w której rozmawiasz z klientami, zespół. Rozpowszechnianie czyjegoś wizerunku co do zasady wymaga zgody tej osoby, więc zdjęcia zespołu tylko za zgodą osób na zdjęciach. Na żadnym zdjęciu nie może być widać dokumentów, segregatorów z nazwami firm ani ekranów z danymi klientów. Bez zdjęć ze stocków i bez obrazów z AI.
• Nazwa bez słów kluczowych. Taka jak na szyldzie i w dokumentach. Jeśli „biuro rachunkowe” jest stałą częścią nazwy, której używasz na szyldzie, na stronie i w dokumentach, może zostać. Dopiski w rodzaju „[nazwa] – księgowość, kadry, tanio, [miasto]” łamią zasady Google.

Nie przyjmujesz klientów u siebie? Jeśli pracujesz z domu i to Ty jeździsz do klientów, na przykład po dokumenty, ustaw obszar działania i ukryj adres. Google może poprosić o adres przy weryfikacji, ale nie pokazuje go publicznie. Szczegóły opisaliśmy w artykule Wizytówka Google dla firmy bez lokalu: jak ją założyć, ukryć adres i zdobyć opinie. Jeśli pracujesz wyłącznie zdalnie i nie spotykasz się z klientami osobiście, ani u siebie, ani u nich, według zasad Google taka firma nie może mieć profilu. Wtedy tym ważniejsza jest strona.

Weryfikację, opis i duplikaty krok po kroku opisaliśmy w artykule Wizytówka Google dla lokalu: jak ustawić adres, godziny, zdjęcia i opis.

Strona biura: z kim pracujesz i cena „od” za miesiąc

Strona biura rachunkowego nie musi być duża. Wystarczy, że odpowiada na pytania z listy wyżej i daje prosty sposób, żeby poprosić o wycenę. Najważniejsze jest to, z kim pracujesz, i cena „od” za miesiąc.

Napisz, z jakimi formami i firmami pracujesz

Właściciel firmy chce w kilka sekund sprawdzić, czy jego firma do Ciebie pasuje. Daj mu na to trzy krótkie listy, na przykład (w nawiasach wpisujesz swoje):

Zdanie „nie prowadzimy [czego nie robisz]” oszczędza telefon Tobie i czas klientowi. Pisz nazwy tak, jak mówią o nich Twoi klienci, a nie tylko tak, jak są zapisane w przepisach. Cennik i listy pisz jako tekst na stronie, nie jako obrazek: osoba korzystająca z czytnika ekranu może nie przeczytać tekstu z obrazka.

Cena „od” za miesiąc i od czego zależy

W biurze rachunkowym cena często zależy od kilku rzeczy naraz. To nie powód, żeby nie pokazywać żadnej kwoty. Podaj cenę „od” przy każdym pakiecie i napisz, co ją zmienia.

Przykład cennika wymyślonego biura (zakres i kwoty w nawiasach wpisujesz swoje):

Pakiet	Cena	Od czego zależy
Jednoosobowa działalność, [forma opodatkowania]	cena: od [kwota] zł miesięcznie, do [liczba] dokumentów	zależy od: liczby dokumentów, VAT, tego, czy firma ma pracowników
Spółka, [rodzaj ewidencji]	cena: od [kwota] zł miesięcznie, do [liczba] dokumentów	zależy od: formy spółki, liczby dokumentów, VAT, branży
Kadry i płace	cena: od [kwota] zł miesięcznie za osobę	zależy od: liczby pracowników i osób na umowach, rodzaju umów
Dodatki	cena: od [kwota] zł za [usługę]	do wyboru: [usługi spoza pakietu]

Pod tabelą w tym przykładzie: „Podane ceny minimalne dotyczą firm do [liczba] dokumentów miesięcznie. Cena rośnie przy większej liczbie dokumentów, rozliczaniu VAT i każdej kolejnej osobie w kadrach. Dokładną cenę podajemy przed podpisaniem umowy”. Cena „od” musi być ceną, za którą naprawdę da się zamówić dany pakiet. Jak napisać ją uczciwie i co zrobić z obawą, że zobaczy ją konkurencja, opisaliśmy w artykule Ceny na stronie firmy usługowej: pokazywać je czy nie?

Napisz, co jest w cenie, a co kosztuje dodatkowo

Jedno zdanie o tym, co nie wchodzi w miesięczną cenę, oszczędza dyskusji przy pierwszej fakturze. Na przykład:

• dokumenty ponad limit z pakietu,
• zaległe miesiące, jeśli klient przychodzi w trakcie roku,
• dodatkowe zestawienia albo pisma na prośbę klienta,
• wizyty w siedzibie klienta, jeśli na co dzień pracujesz zdalnie.

Co dokładnie jest w cenie, zapisz potem w umowie. O zakresie usługi i zmianach ceny pisaliśmy w artykule Umowa z klientem na usługę: co powinna zawierać. Treść umowy biura rachunkowego pokaż prawnikowi.

Krótki formularz wyceny, bez danych wrażliwych

Do pierwszej wyceny nie potrzebujesz NIP-u, numerów ani dokumentów. Wystarczą przedziały. Formularz niech pyta tylko o to:

• forma działalności (jednoosobowa działalność, spółka, „jeszcze nie wiem”),
• forma opodatkowania (lista plus „nie wiem”),
• czy firma rozlicza VAT (tak, nie, „nie wiem”),
• przybliżona liczba dokumentów miesięcznie, w przedziałach,
• liczba pracowników i osób na umowach, w przedziałach, albo „nikogo nie zatrudniam”,
• branża,
• nowa firma czy zmiana biura, i od kiedy,
• współpraca zdalna czy w biurze,
• kontakt.

Nie pytaj w pierwszym kroku o NIP, PESEL, przychody, zaległości ani o skany dokumentów. Przy polu na uwagi dopisz, żeby nie wpisywać tam numerów ani kwot. Dane potrzebne do umowy zbierasz dopiero wtedy, gdy klient zdecyduje się na współpracę. Zaraz po wysłaniu klient powinien zobaczyć potwierdzenie, że zapytanie dotarło, i kiedy mniej więcej odpowiesz. Co jeszcze powinna mieć strona, opisaliśmy w artykule Strona internetowa firmy: co musi mieć, żeby klienci wysyłali zapytania.

Praca zdalna, dokumenty i kto odpisuje

Część klientów nigdy nie przyjdzie do biura. Napisz na stronie, jak wygląda współpraca na co dzień:

• Jak przekazać dokumenty. Osobiście, przez [program albo aplikację, której używasz], e-mailem albo pocztą. Jeden ustalony sposób, osobny od zwykłej korespondencji, sprawia, że dokumenty nie giną w skrzynce.
• Do kiedy w miesiącu. Do [dzień miesiąca] potrzebujesz dokumentów za poprzedni miesiąc. Wpisz swój termin, taki, jaki ustalasz z klientami.
• Kto prowadzi sprawy klienta. Jedna stała osoba, jeśli możesz to zapewnić, z imieniem i zdjęciem za jej zgodą. Napisz uczciwie, kto odpisuje, gdy ta osoba ma urlop albo choruje. Jeśli nie możesz zapewnić stałej osoby, nie obiecuj.
• Jak szybko odpowiadasz. Na przykład „odpowiadamy w dni robocze w ciągu [liczba] godzin”. Podaj czas, którego naprawdę się trzymasz.
• Jak wygląda start. Krok po kroku: wycena, umowa, przekazanie dokumentów, pierwszy miesiąc. Przy zmianie biura napisz, co klient ma przygotować.
• Firmy spoza Twojej miejscowości. Jeśli pracujesz zdalnie z całą Polską, napisz to wprost.

Zapytania: szybka odpowiedź i jedna lista

Zapytania do biura przychodzą telefonem, e-mailem, przez formularz, komunikatory i wizytówkę. Kiedy każde trafia gdzie indziej, część ginie, zwłaszcza w najbardziej zapracowanych tygodniach. Pomaga jedna lista: kto pytał, o jaką firmę, co mu odpisano i kiedy. Jak to ustawić ręcznie albo automatycznie, opisaliśmy w artykule System zapytań dla firmy: jak szybko odpowiadać i nie tracić klientów.

• Szybka odpowiedź, nawet krótka. Kto zakłada firmę, może pisać do kilku biur naraz i często wybiera to, które odpisze pierwsze z konkretem.
• Gotowa odpowiedź na „ile kosztuje księgowość?” Z ceną „od”, pytaniami potrzebnymi do wyceny i prośbą, żeby na razie nie wysyłać dokumentów. Przykład:

Gotowe teksty na „ile kosztuje?”, zajęty termin i jedno przypomnienie, gdy klient milczy, znajdziesz w artykule Jak odpisać na zapytanie klienta: wzory odpowiedzi do skopiowania.

Opinie: proś każdego klienta i dbaj o poufność

Właściciel firmy oddaje biuru dokumenty i sprawy swojej firmy, więc uważnie czyta, co piszą inni. Dobry moment na prośbę to koniec pierwszych kilku miesięcy współpracy, kiedy klient wie już, jak pracujesz.

• Kod QR w biurze. Na biurku albo przy wejściu. Widzi go każdy klient, który przychodzi, więc nikogo nie wybierasz.
• Proś każdego tak samo, nie tylko tych, o których wiesz, że byli zadowoleni. Wybieranie, kto dostaje prośbę, jest wbrew zasadom Google.
• Bez nagród. Żadnego rabatu na kolejny miesiąc obsługi ani darmowej usługi za opinię. Tego zabraniają zasady Google.
• Wiadomość z prośbą o opinię tylko za zgodą. Prośba SMS-em albo e-mailem może zostać uznana za marketing bezpośredni, a na taki marketing potrzebna jest wcześniejsza zgoda klienta. Zapytaj o nią przy podpisaniu umowy, w osobnym, dobrowolnym polu.
• Odpowiadaj na opinie, także na krytyczne: krótko i spokojnie. W odpowiedzi nie podawaj niczego, czego autor sam nie napisał: nazwy jego firmy, kwot, terminów, zaległości ani szczegółów jego spraw. Jeśli opinia dotyczy konkretnej sprawy, zaproś do rozmowy w wiadomości albo w biurze.
• Nie potwierdzaj publicznie, kto jest Twoim klientem. Nawet przy opinii od osoby, której nie znasz, nie pisz, czy prowadzisz jej firmę ani czego dotyczy jej sprawa. Wystarczy prośba o kontakt.

Poufność dotyczy też strony. Logo i nazwy firm klientów pokazuj tylko za ich zgodą. Opinie na stronie tylko prawdziwe, najlepiej z linkiem do wizytówki, a cytat z imieniem albo nazwą firmy tylko za zgodą autora. Jak odpowiedzieć na krytyczną opinię, opisaliśmy w artykule Jak odpowiedzieć na negatywną opinię w Google: wzory.

Dlaczego warto prosić wszystkich i jak to robić na co dzień, wyjaśniamy w artykule Jak firma usługowa może zdobyć więcej opinii w Google?, a gotowe wiadomości, tekst na kartkę z kodem QR i wzór zgody w artykule Prośba o opinię w Google: gotowe wzory wiadomości, zgoda i zasady. Sam kod QR do druku zrobisz za darmo w naszym generatorze kodu QR do opinii Google.

Newsletter i oferty tylko za zgodą, także do firm

Biuro często chce wysłać klientom newsletter, ofertę nowej usługi, na przykład kadr i płac, albo zaproszenie na szkolenie. Taka wiadomość wysłana z Twojej inicjatywy może zostać uznana za marketing bezpośredni. Na taki marketing SMS-em albo e-mailem Prawo komunikacji elektronicznej (art. 398) wymaga wcześniejszej zgody odbiorcy. Dotyczy to także wiadomości do firm, nie tylko do osób prywatnych.

• Adres z umowy to nie zgoda. To, że masz e-mail albo telefon klienta z umowy czy z faktury, nie oznacza, że możesz wysyłać mu newsletter i oferty.
• Zapytaj o zgodę osobno. Przy podpisaniu umowy albo w formularzu wyceny, w osobnym polu, domyślnie niezaznaczonym, osobno dla e-maila i SMS-a. Przykład treści:

• Bez zgody zostaje strona i wizytówka. Wpisy na stronie, które klient może przeczytać sam, i wizytówka Google, którą łatwo znajdzie, gdy zechce zamówić coś więcej.
• Wiadomości o obsłudze to co innego niż oferta. Prośba o brakujące dokumenty albo informacja o tym, co zostało zrobione dla klienta w ramach umowy, niech dotyczy tylko obsługi, bez ofert i promocji. Gdzie kończy się obsługa, a zaczyna marketing, pokaż prawnikowi.
• Dane klientów, które dotyczą osób (właściciele jednoosobowych firm, osoby do kontaktu, pracownicy w kadrach), to dane osobowe w rozumieniu RODO. Zbieraj tylko to, czego potrzebujesz, napisz, kto je przetwarza, po co i jak długo, i usuwaj je, gdy przestaną być potrzebne.

To podstawy, nie porada prawna. Treść zgody i informacji o danych warto pokazać prawnikowi.

Czego nie robić

• Obiecywania oszczędności na podatkach. „Zapłacisz mniej podatku” albo „gwarantujemy niższe składki” na stronie czy w reklamie. Nie znasz jeszcze firmy klienta, a jeśli obietnica się nie spełni, klient uzna, że został wprowadzony w błąd. Pisz, co robisz, nie jaki wynik obiecujesz.
• Fałszywych opinii. Nie pisz ich samodzielnie, nie proś o nie znajomych, którzy nie byli klientami, nie kupuj ich i nie dawaj rabatu ani prezentu za opinię. To łamie zasady Google i przepisy o nieuczciwych praktykach rynkowych, a Google może takie opinie usunąć.
• Zdjęć ze stocków. Uśmiechnięte osoby przy kalkulatorze z banku zdjęć wyglądają tak samo na stronach wielu biur. Klient chce zobaczyć Twoje biuro i ludzi, z którymi będzie pracować.
• Cen, które są tylko przynętą. „Księgowość od [kwota] zł”, kiedy za tyle nie da się zamówić żadnego pakietu. Klient poczuje się oszukany przy pierwszej fakturze, nawet jeśli dopłata była uczciwa.
• Pokazywania danych klientów. Zrzuty ekranu z programu, zdjęcia biurka z dokumentami, nazwy firm w opiniach i odpowiedziach bez zgody.
• Ofert wysyłanych firmom bez zgody. Na przykład e-maile z ofertą na adresy znalezione w rejestrach firm albo na stronach. Sam adres w rejestrze czy na stronie nie jest zgodą. Inaczej może być tylko wtedy, gdy firma wprost napisała, że przyjmuje takie oferty. Na marketing bezpośredni potrzebna jest wcześniejsza zgoda, także firmy.
• Opierania wszystkiego na samym Facebooku. Profil pomaga, ale cennik i informacje o współpracy giną w starych postach, a właściciel firmy, który szuka w Mapach Google, widzi wizytówkę, nie Twój fanpage.

Jeśli wolisz, żebyśmy zrobili to za Ciebie

Wszystko powyżej możesz zrobić bez nas. Jeśli między rozliczeniami nie masz na to czasu, zacznij od darmowego kroku:

• Bezpłatny mini-audyt. Wypełniasz krótki formularz. W polu „Czym zajmuje się Twoja firma?” wpisz nazwę biura i link do jego strony albo wizytówki Google, żebyśmy mogli je sprawdzić. Odpowiadamy w wiadomości z 2–3 rzeczami do poprawy.
• Wizytówka Google. Porządkujemy dane, kategorie, adres i pinezkę albo obszar działania, godziny, usługi z cenami „od”, opis, zdjęcia i link do strony. Więcej: Nie widać Cię w Google.
• System opinii. Kod QR w biurze i prośba o opinię po kilku miesiącach współpracy, według zasad Google: do wszystkich, bez nagród, tylko do klientów, którzy mogą ją otrzymać zgodnie z prawem. Więcej: Mało opinii w Google.
• Sama strona. Z jakimi formami i firmami pracujesz, pakiety z ceną „od” za miesiąc i informacją, od czego zależy, jak wygląda współpraca zdalna, zespół za zgodą osób i krótki formularz wyceny bez danych wrażliwych. Kalkulator ceny na stronie: zakres ustalamy przy wycenie.
• Strona + profil Google + system opinii razem, w jednym zleceniu.
• System zapytań. Zapytania ze strony i e-maila same trafiają na jedną listę, a te z telefonu i komunikatorów dopisujesz tam krótkim formularzem. Do tego automatyczna pierwsza odpowiedź. Więcej: Uciekające zapytania.

Nie mamy cennika. Każdą usługę wyceniamy indywidualnie, bo zakres zależy od firmy. Wycenę dostajesz po bezpłatnym audycie, zanim cokolwiek zapłacisz.

Przed płatnością dostajesz też darmowy podgląd. Płatność 50/50: połowa na start, połowa po oddaniu i akceptacji. Domena i profil zostają na Twoim koncie: dostajemy tylko dostęp menedżera, nigdy Twoje hasło. Abonament nie jest wymagany. Jeśli chcesz, żebyśmy zmieniali ceny, pakiety i informacje na stronie za Ciebie, możesz wybrać opcjonalną opiekę nad stroną. Opiekę też wyceniamy indywidualnie. Wszystko ustalamy w wiadomościach.

Nie obiecujemy konkretnej liczby zapytań ani rezerwacji. To zależy od Twojego biura, cen, opinii i konkurencji w okolicy.

Częste pytania

Przeczytaj też

• Wizytówka Google dla lokalu: jak ustawić adres, godziny, zdjęcia i opis
• Jak lokalna firma może zdobyć więcej klientów: od czego zacząć