Wolne terminy w firmie: jak zapełnić puste dni i godziny w kalendarzu

Krótko: w prawie każdej firmie usługowej jedne terminy schodzą pierwsze, a inne zostają puste, choć miejsce, sprzęt i ludzie są gotowi. Najszybciej schodzą: w sali soboty w sezonie, w restauracji piątkowy wieczór, w salonie popołudnia po pracy, w ekipie remontowej i firmie sprzątającej wiosna i okres przed świętami. Część klientów szuka właśnie mniej obleganych terminów, tylko nie wie, że u Ciebie są dostępne i na jakich warunkach. Poniżej: jak pokazać wolne terminy, jak uczciwie wycenić mniej popularne dni i godziny, co jeszcze możesz robić w tym czasie, jak wykorzystać wizytówkę Google i rozmowy z klientami, którzy pytali o zajęty termin, i czego lepiej nie robić.

Dlaczego jedne terminy schodzą pierwsze

Klienci wybierają terminy, które są dla nich najwygodniejsze: weekend, wieczór po pracy, ciepłe miesiące na imprezę w ogrodzie, czas przed świętami na sprzątanie i drobne remonty. Dlatego wiele osób zaczyna od tych terminów i dopiero gdy ich nie ma, rozgląda się dalej. Inne terminy nie są gorsze. Klient, który nie ma sztywnej daty, ma mniejszy budżet albo po prostu elastyczny grafik, może się na nie chętnie zgodzić, jeśli:

• wie, że taki termin u Ciebie jest wolny,
• widzi, czym różni się od najpopularniejszego: ceną, długością, minimum zamówienia albo czymś innym, co naprawdę dajesz,
• wie, jak usługa w tym terminie będzie wyglądała.

Jeśli żadna z tych informacji nie jest widoczna, klient pyta o popularny termin, słyszy „zajęte” i szuka dalej.

Pokaż wolne terminy tam, gdzie klient ich szuka

Lista wolnych dat albo kalendarz wolnych godzin na stronie działa tylko wtedy, gdy jest aktualny. Kilka zasad, które pomagają:

• Tylko terminy, które naprawdę są wolne. Terminy wstępnie zarezerwowane oznacz osobno albo ich nie pokazuj.
• Dzień tygodnia przy każdej dacie. Klient od razu widzi, że to wtorek albo niedziela, i nie musi sprawdzać w kalendarzu.
• Data ostatniej aktualizacji nad listą. Przykład: „Wolne terminy, stan na [data]”. Klient wie, że lista jest świeża.
• Jedna osoba odpowiada za aktualizację. I stała pora, na przykład co poniedziałek. Nieaktualna lista szkodzi bardziej niż jej brak. Jeśli przyjmujesz rezerwacje online, kalendarz może aktualizować się sam, ale wtedy wszystkie rezerwacje, także telefoniczne, muszą do niego trafiać.
• Przy liście cena „od” na te terminy i link do formularza. Klient, który znajdzie wolny termin, powinien od razu zobaczyć, ile kosztuje, i móc zapytać albo zarezerwować.

Uwzględnij czas, którego nie widać w kalendarzu: sprzątanie sali po imprezie, dojazd ekipy między zleceniami, przerwę między wizytami w salonie. Wtedy nie obiecasz tego samego czasu dwa razy. Co jeszcze powinna mieć strona i jak zrobić krótki formularz zapytania, opisaliśmy w artykule Strona internetowa firmy: co musi mieć.

Osobna, uczciwa cena „od” na mniej popularne terminy

Jeśli mniej popularne terminy kosztują u Ciebie mniej, napisz to jako osobną cenę, a nie jako promocję. Klient widzi wtedy po prostu cennik: tyle kosztuje termin najpopularniejszy, tyle pozostałe. Przykład (wymyślony salon fryzjerski, usługa i kwoty przykładowe):

Termin	Strzyżenie i modelowanie
Poniedziałek–piątek, 9:00–15:00	od 110 zł
Poniedziałek–piątek po 15:00 i sobota	od 130 zł

Wymyślony salon jest czynny od poniedziałku do soboty od 9:00, więc każda godzina otwarcia wpada do jednej z dwóch grup. Pisz tak, żeby każdy termin wpadał do jednej z grup, bez luk. W sali albo u DJ-a grupy mogą wyglądać inaczej: sobota w sezonie, pozostałe dni w sezonie, każdy dzień poza sezonem. Różnica nie musi być tylko w cenie. Może to być niższe minimum gości albo zamówienia, krótszy pakiet albo coś w cenie, za co w popularnym terminie jest dopłata. Pisz tylko to, co naprawdę dajesz.

Cena „od” musi być ceną, za którą da się naprawdę zamówić daną usługę w danym terminie, z jasną informacją, co jest w cenie i za co jest dopłata. Jeśli robisz czasową obniżkę, uważaj: przy obniżce obok nowej ceny trzeba podać najniższą cenę z 30 dni przed obniżką. To ogólna wskazówka, nie porada prawna. Na co dzień prościej mieć stałe ceny na różne terminy niż promocje. Więcej o uczciwej cenie „od” piszemy w artykule Ceny na stronie firmy.

Jak opisać mniej popularny termin, żeby klient mógł go sobie wyobrazić

Klient, który rozważa inny termin, ma praktyczne pytania. Odpowiedz na nie przy liście wolnych terminów, jeśli dotyczą Twojej firmy:

• Salon albo gabinet, przedpołudnie w tygodniu. Czy łatwiej zaparkować, czy wizyta jest spokojniejsza, czy można ją połączyć z inną usługą.
• Restauracja, obiad albo wczesna kolacja w tygodniu. Czy jest osobne menu, czy łatwiej o stolik dla większej grupy, do której godziny kuchnia wydaje dania.
• Sala albo oprawa imprezy, piątek, niedziela, zima. O której najwcześniej może zacząć się przyjęcie, jak sala jest ogrzewana, czy jest szatnia i odśnieżony parking. Zdjęcia sali zimą przy światłach mówią tu więcej niż opis.
• Remont albo sprzątanie poza sezonem. Jakie prace robisz zimą, na przykład wewnątrz mieszkania, i jak szybko możesz zacząć.

Pisz tylko o tym, co masz. Jeśli nie masz parkingu, osobnego menu albo ogrzewanego namiotu, nie sugeruj, że są.

Inne usługi w wolnym czasie

Wolny termin nie musi być wypełniony tą samą usługą. Jeśli naprawdę robisz coś jeszcze, pokaż to osobno, z własnymi zdjęciami i cenami „od”:

• Sala: komunie, chrzciny, przyjęcia firmowe, jeśli je organizujesz.
• Restauracja: przyjęcia okolicznościowe, spotkania firmowe, catering, jeśli go robisz.
• Salon albo pracownia: warsztaty albo wizyty dla grup, jeśli je prowadzisz.
• Ekipa remontowa albo firma sprzątająca: drobne prace i sprzątanie po remoncie, jeśli to robisz.

Każda usługa na osobnej podstronie albo w osobnej sekcji. Klient, który szuka jednej usługi, nie musi czytać o pozostałych, a firma, która szuka miejsca na spotkanie, od razu znajdzie swoją ofertę i ceny. Nie dopisuj usług, których nie robisz, tylko po to, żeby lista była dłuższa. Jak pokazać wydarzenia, które organizujesz, opisaliśmy w artykule Wydarzenia firmy na stronie i w Google.

Jak firma z wyraźnym sezonem może pokazać zapisy na wiosnę już zimą i prace poza sezonem, opisaliśmy na przykładzie firmy ogrodniczej w artykule Firma ogrodnicza: jak mieć więcej klientów z Google i strony.

Wolne terminy w wizytówce Google

Jeśli Twój profil w Google ma posty (aktualności), możesz w nich pokazać wolne terminy: kilka konkretnych dat albo godzin, cenę „od” na te terminy i link do listy na stronie. Dodaj prawdziwe zdjęcie miejsca albo pracy. Gdy termin zostanie zarezerwowany, popraw albo usuń post. Jak ustawić resztę wizytówki, opisaliśmy w artykułach Wizytówka Google dla lokalu i Wizytówka Google dla firmy bez lokalu.

Klient pyta o zajęty termin: zaproponuj inny w tej samej rozmowie

Najłatwiej sprzedać wolny termin klientowi, który już do Ciebie napisał. Kiedy odpisujesz, że wybrany termin jest zajęty, od razu podaj inne wolne terminy i cenę na nie. Dzieje się to w rozmowie, którą zaczął klient, więc to po prostu odpowiedź na jego pytanie. Podawaj tylko terminy, które naprawdę są wolne, także po uwzględnieniu przygotowania, sprzątania i dojazdu. Przykład:

Jeśli klient odpisze, że nie, zamknij temat. Więcej gotowych odpowiedzi, także na zajęty termin, znajdziesz w artykule Wzór odpowiedzi na zapytanie klienta.

Lista rezerwowa. Jeśli klient chce właśnie zajęty termin, zapytaj, czy dać mu znać, gdy się zwolni. Napisz do niego tylko wtedy, gdy się na to zgodzi, i tylko w tej sprawie. Odwołana wizyta albo zlecenie nie musi wtedy oznaczać pustej godziny.

Puste godziny przez nieobecności

Część pustych terminów to nie brak klientów, tylko osoby, które zapomniały o wizycie. Pomaga przypomnienie dzień wcześniej z prośbą o potwierdzenie albo informację, że klient nie przyjdzie. Przy rezerwacji zapytaj, czy klient chce dostać takie przypomnienie, na przykład SMS-em, i na stronie napisz wprost, do kiedy można przełożyć albo odwołać wizytę. Wtedy zwolniony termin możesz zaproponować komuś z listy rezerwowej. Jak to działa przy zajęciach grupowych z limitem miejsc, opisaliśmy w artykule Studio fitness, joga, taniec: jak mieć więcej zapisów z Google i strony.

Polecenia od współpracujących firm

Firmy, z którymi dobrze się pracuje, też słyszą od klientów „szukamy kogoś na wtorek”: fotograf i sala, fryzjer i makijażystka, ekipa remontowa i firma sprzątająca. Jeśli się na to umówicie, możecie sobie nawzajem polecać kontakty. Kilka zasad:

• Tylko jeśli to prawda. Polecaj tych, z którymi naprawdę współpracujesz i których jakość znasz.
• Za zgodą. Podawaj klientowi kontakt do kogoś tylko wtedy, gdy ta osoba się na to zgodziła.
• Bez przekazywania danych klienta. Klient dostaje kontakt i sam decyduje, czy napisze. Jego numeru ani adresu nie przekazujesz dalej bez jego zgody.
• Aktualna lista wolnych terminów. Jeśli ktoś poleca Twoją firmę, niech poleca link do listy na stronie, a nie terminy z pamięci.

Czego nie robić

• Ofert do dawnych klientów bez zgody. Nie wysyłaj SMS-ów ani e-maili z wolnymi terminami do dawnych klientów, osób z list gości ani osób z grup w social mediach, które nie zgodziły się na taki kontakt. Na taki marketing potrzebna jest wcześniejsza zgoda odbiorcy, a dane z kupionych baz to dodatkowo ryzyko z RODO.
• Sztucznego pośpiechu. Nie pisz „ostatni wolny termin”, jeśli nim nie jest, i nie wymyślaj promocji „tylko do końca tygodnia”. Klient i tak to sprawdzi.
• Przekreślonych cen bez prawdziwej obniżki. Stała, niższa cena na mniej popularne terminy to nie promocja. Nie pokazuj jej jako obniżki z wymyślonej „starej” ceny.
• Obniżania ceny tylko temu, kto zapyta. Jeśli dajesz niższą cenę na inne terminy, niech będzie w cenniku dla wszystkich. Klienci mogą porównywać ceny między sobą.
• Opierania wszystkiego na samym Facebooku. Post z wolnymi terminami szybko znika w starszych wpisach. Lista na stronie i wizytówka Google są tam, gdzie klient szuka firmy.

Jeśli wolisz, żebyśmy zrobili to za Ciebie

Wszystko powyżej zrobisz samodzielnie. Jeśli w najbardziej zajętym okresie nie masz na to czasu, zacznij od darmowego kroku:

• Bezpłatny mini-audyt. Wypełniasz krótki formularz. W polu „Czym zajmuje się Twoja firma?” wpisz nazwę firmy i link do jej strony albo wizytówki Google, żebyśmy mogli je sprawdzić. Odpowiadamy w wiadomości z 2–3 rzeczami do poprawy.
• Sama strona. Oferta z ceną „od” osobno na popularne i mniej popularne terminy, lista wolnych terminów, podstrony innych usług, jeśli je robisz, i formularz zapytania o wolny termin. Więcej: Nikt nie pisze ze strony.
• Wizytówka Google. Porządkujemy dane, godziny, kategorie, opis, zdjęcia i link do strony. Więcej: Nie widać Cię w Google.
• Strona + profil Google + system opinii. Strona, uporządkowana wizytówka i stały sposób proszenia klientów o opinie, według zasad Google.
• System zapytań. Zapytania ze strony i e-maila same trafiają na jedną listę połączoną z kalendarzem, a te z telefonu i komunikatorów dopisujesz tam krótkim formularzem. Do tego automatyczna odpowiedź, która przy zajętym terminie od razu podaje wolne. Więcej: Uciekające zapytania.

Nie mamy cennika. Każdą usługę wyceniamy indywidualnie, bo zakres zależy od firmy. Wycenę dostajesz po bezpłatnym audycie, zanim cokolwiek zapłacisz.

Przed płatnością dostajesz też darmowy podgląd. Płatność 50/50: połowa na start, połowa po oddaniu i akceptacji. Domena i profil zostają na Twoim koncie: dostajemy tylko dostęp menedżera, nigdy Twoje hasło. Wszystko ustalamy w wiadomościach.

Nie obiecujemy konkretnej liczby zapytań ani rezerwacji, ani tego, że wszystkie wolne terminy się sprzedadzą. To zależy od Twojej firmy, cen i konkurencji w okolicy.

Częste pytania

Przeczytaj też

• Pensjonat i domki: jak mieć więcej rezerwacji bezpośrednich, bez prowizji
• Warsztat samochodowy: jak mieć więcej klientów z Google i strony